Pengertian Negosiasi
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), negosiasi adalah: Proses
tawar-menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama
antara satu pihak dan pihaklainnya; penyelesaian sengketa secara damai
melalui perundingan antara pihak yang bersengketa. Dari pengertian
tersebut, dapat kita simpulkan bahwa negosiasi adalah proses yang
ditimbulkan oleh adanya unsur dua pihak, perbedaan, dan
keinginan untuk berunding. Negosiasi dapat diartikan
pula kegiatan yang ditimbulkan oleh keinginan untuk memenangkan kemauan
atau kepentingan sendiri karena terhambat oleh kepentingan pihak lain
atau adanya pemikiran yang bertolak belakang. Pihak yang satu merasa
konsep, gagasan, program, atau sesuatu yang diingini dianggap sudah
benar,
sementara pihak lain berpikiran sebaliknya. Dengan adanya perbedaan
prinsip tapi berada dalam kepentingan dan tujuan yang sama, terjadilah
negosiasi.
Kemampuan bernegosiasi juga diperlukan jika suatu saat kita terlibat
dalam kegiatan bernegosiasi, seperti untuk kepentingan
organisasipekerjaan, atau yang berhubungan dengan hajat orang banyak.
Untuk dapat bernegosiasi dengan baik dan berhasil, beberapa
hal berikut yang perlu kita perhatikan.
1. Memahami persoalan yang akan dinegosiasikan.
2. Memiliki informasi dan data tentang persoalan yang akan dinego-
siasikan sebagai bahan argumentasi
3. Mengungkapkan gagasan atau pendapat dengan alasan yang rasional
4. Menyampaikan penjelasan dengan kalimat yang menarik, efektif, dan
santun
5. Bersikap sabar dan terbuka menerima pendapat orang lain
6. Berupaya meyakinkan mitra bicara tentang penting dan bergunanya
hal yang kita negosiasikan secara santun
7. Menghindari sikap menjatuhkan pendapat orang lain
8. Memiliki beberapa alternatif konsep lain yang tak jauh beda bila konsep
pertama tak bisa diperjuangkan
Di samping itu, kita harus banyak berlatih mengungkapkan pendapat
melalui diskusi atau dialog. Dengan seringnya berlatih menyampaikan
kalimat yang menarik dan santun, kita akan mudah serta terampil
bernegosiasi.
Syarat-Syarat Menjadi Negosiator
Untuk menjadi seorang negosiator yang sukses terhadap aktivitas
negosiasinya harus memiliki kemampuan untuk bernegosiasi, sehingga
sasaran dapat tercapai secara efektif dan efi sien.
Adapun kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang negosiator adalah
sebagai barikut:
1) Kemampuan berhubungan keadaan fisik
a. Kecerdasan
Tidak dapat dipungkiri bahwa kecerdasan membuat seorang negosiator
sukses dalam bernegosiasi. Kecerdasan dapat berkembang seiring dengan
pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh. Dengan adanya kecerdasan akan
mudah beradaptasi dan bersikap fl eksibel terhadap calon pembeli.
b. Berpenampilan fresh
Penampilan diri yang segar akan menambah kepercayaan dalam diri.
Hal seperti itu akan memberikan kebebasan pada diri negosiator dalam
mempresentasikan segala sesuatu yang berkenaan dengan sasaran.
c. Memiliki rasa humor
Berdasarkan penelitian yang pernah dilakukan, diketahui bahwa rasa humor
dapat mengurangi ketegangan dan rasa stress. Jadi tidak ada salahnya
sebagai negosiator memiliki rasa humor sehingga suasana yang tercipta
akan lebih akrab dan santai, dan itu memberikan keuntungan sendiri bagi
negosiator dalam mencapai sasaran.
d. Pengertian
Dengan adanya rasa pengertian atau kesadaran tinggi pada diri seorang
negosiator secara tidak langsung dapat meningkatkan hubungan yang baik
dengan calon pelanggan. Dengan kata lain, negosiator harus dapat
menempatkan diri, kapan dia harus berbicara dan kapan dia harus
mendengarkan calon pelanggannya sehingga calon pelanggan merasa
dihargai. Hal ini berguna untuk menciptakan hubungan yang baik antara
kedua belah pihak.
e. Perhatian
Seorang negosiator juga diharapkan mempunyai perhatian kepada calon
pelanggannya. Dengan demikian calon pembeli merasa nyaman berada didekat
negosiator dan negosiasi dapat berjalan dengan baik. Karena dengan
perhatian yang diberikan calon pelanggan akan merasa dihargai dan
tertarik untuk mengikuti jalannya negosiasi dengan lebih saksama lagi.
f. Pandai bergaul
Seorang negosiator harus pandai bergaul dengan siapa saja dan tidak
membeda-bedakan golongan dan kelas. Dengan demikian kegiatan negosiasi
akan berjalan dengan lancar. Karena dengan bergaul negosiator akan
memperoleh banyak pengalaman dan pengetahuan yang sangat berguna sebagai
bahan bernegosiasi. Disamping itu juga negosiator akan mengenal
berbagai macam karakter manusia yang berbeda dan ini akan sangat berguna
sekali untuk negosiator menyesuaiakan diri dengan orang lain. Sikap fl
eksibel inilah yang dapat memperlancar proses negosiasi yang dijalankan.
g.Memiiliki toleransi kepada orang lain
Bagi seorang negosiator sifat toleran sangat dibutuhkan untuk dapat
menahan terhadap rasa dan pendirian yang bertwentangan dengan dirinya.
Sehingga memudahkannya untuk menguasai diri (tidak emosional) dan
negosiasipun dapat berjalan dengan lancar.
h. Dapat menerima rangsangan dari luar
Kadang berita yang tidak mengenakan dari luar juga dapat mempengaruhi
negosiator dalam melakaukan negosisasi. Hal ini dapat menimbulkan rasa
marah, kecemasan dan segala hal yang dapat menimbulkan emosi. Oleh
karena itu penting kiranya bagi negosiator menjaga situasai yang
demikian agar tidak mengganggu jalannya negosiasi.
2). Kemampuan yang berhubungan dengan sifat/karakter/ kepribadian
Kepribadian negosiator juga dapat mempengaruhi kelancaran negosiasi.
Adanya kepribadian yang baik juga akan menjadikan kegiatan negosiasi
berjalan dengan baik. Adapun kepribadian yang baik yang harus dimiliki
oleh seorang negosiator adalah:
a. Bersikap jujur
Dalam melakukan negosiasi diperlukan kejujuran. Memang sangat sulit
mengungkapkan kejujuran. Yang dimaksud dengan kejujuran disini adalah
jujur dalam menyampaikan informasi, tidak membohongi calon pelanggan
khususnya yang berkaitan dengan produk yang dijual. Dengan kejujuran
dapat menambah hubungan yang lebih harmonis antara negosiator dengan
calon pelanggan.
b. Inisiatif dan kreatif.
Pada umumnya orang yang memiliki inisiatif dan kreatif dalam melakukan
sesuatu dengan penuh semangat, melakukan pekerjaan tanpa diperintah lagi
dan mampu mengatasi masalah yang sedang dihadapinya. Dengan sikap ini
seorang negosiator dalam menghadapi calon pelanggan tidak meiliki
keraguan, antusias dan mampu mengambil keputusan secara cepat dan tepat.
Sehingga memberikan pengaruh pada calon pelanggan untuk merasa yakin
dan menerima sesuatu yang ditawarkan oleh negosiator.
c. Konsekuen dalam perbuatan.
Dalam dunia bisnis, segala sesuatu harus sesuai dengan apa yang telah
diucapkan atau dilakukan, dan tidak menyimpang dari apa yang telah
diputuskan. Sikap yang demikian adalah sikap dari orang yang berwatak
teguh atau konsekuen dalam perbuatannya. Bicara tidak terlalu muluk dan
sesuai dengan kenyataan yang sesungguhnya. Hal ini akan menimbulkan
kepercayaan pada diri calon pelanggan yang pada akhirnya negosiator
dapat mengarahkan calon pembeli sesuai dengan apa yang diinginkan
oleh negosiator.
3) Berhubungan dengan pengetahuan
Selain dituntut sebagai seorang yang berkepribadian baik, seorang
negosistor juga diharapkan mempunyai pengetahuan yang luas, baik yang
menyangkut dengan negosiasi itu sendiri juga pengetahuan lain yang
mendukung negosiasi.
Adapun pengetahuan yang harus dimilki oleh seorang negosiator antara lain:
a. Memiliki pengetahuan tentang negosiasi
Untuk menjadi seorang negosiator sebaiknya mengetahui terlebih dahulu
hal-hal yang berhubungan dengan negosiasi. Atau minimal mengetahui
teorinya, sehingga memudahkan negosiator mencapai sasaran yang telah
telah ditetapkan.
b. Memiliki pengetahuan tentang kepribadian
Pengetahuan tentang kepribadian penting bagi seorang negosiator untuk
mengetahui karakter calon pembeli yang dihadapinya. Hal tersebut akan
memudahkan negosiator dalam menentukan langkah apa yang harus
dilakukannya nanti pada saat bernegosiasi.
c. Memiliki pengetahuan tentang lingkungan
Seorang negosiator harus memiliki pengetahuan tentang lingkungan.
Yang dimaksud dengan lingkungan disini adalah lingkungan dimana akan
dilakukan negosiasi, apakah negosiasi akan dilakukan pagi hari, siang
hari, sore hari dst. Dengan demikian negosiator dapat mempersiapkan diri
dengan sebaik-baiknya.
d. Memiliki pengetahuan tentang organisasi
Pengetahuan tentang organisasi yang harus dimiliki oleh seorang
negosiator disini adalah pengetahuan tentang seberapa besar wewenang
yang diberikan oleh perusahaan kepada negosiator dalam pengambilan
kesputusan sesuai dengan kebijakan atau prosedur perusahaan yang berlaku
yang berkaitan dengan negosiasi yang akan dilakukan.
e. Sering melakukan latihan negosiasi
Untuk dapat melakukan negosiasi dengan berhasil, sebelumnya negosiator
mempersiapkan dirinya dengan sebaik-baiknya. Adapun persiapan yang dapat
dilakukan antara lain: Mempersiapkan dan membaca kembali materi
negosiasi, mempersiapkan alat bantu demontrasi (jika perlu), dan
mempersiapkan fi sik dan mental. Sebaiknya negosiator berlatih melakukan
negosiasi dengan rekan kerja agar pada saat melakukan negosiasi yang
sebenarnya tidak melakukan kesalahan.
Langkah-Langkah Bernegosiasi
1. Persiapan
Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan.
Persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang
akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang
kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan
dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin
kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas dan terukur, sehingga
kita bias membangun ruang untuk bernegosiasi. Tanpa tujuan yang
terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan tawar-menawar atau
berkompromi dengan pihak lainnya.
Hal kedua dalam persiapan negosiasi adalah kesiapan mental kita.
Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling
mudah adalah dengan melakukan relaksasi. Bagi kita yang menguasai teknik
pemrograman kembali bawah sadar (subconscious reprogramming) kita dapat
melakukan latihan negosiasi dalam pikiran bawah sadar kita, sehingga
setelah melakukannya berkali-kali secara mental, kita menjadi lebih siap
dan percaya diri.
2. Pembukaan
Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita
harus mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum proses
negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan
benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan
dari tujuan kita melakukan negosiasi. ada tiga sikap yang perlu kita
kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant (menyenangkan),
assertive (tegas, tidak plin-plan), dan fi rm (teguh dalam pendirian).
Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali sebuah
negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan
terbuka bagi kedua pihak. berikut ada
beberapa tahapan dalam mengawali sebuah negosiasi:
a. Jangan memegang apa pun di tangan kanan Anda ketika memasuki ruangan negosiasi;
b. Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu;
c. Jabat tangan dengan tegas dan singkat;
d. Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali
pembicaraan. Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan
membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua
pihak yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya. Meski
demikian harus tetap diingat bahwa pada dasarnya selain memiliki
beberapa persamaan, kedua pihak memiliki beberapa perbedaan.
3. Strategi dan Teknik Negosiasi
Negosiasi meliputi mempersiapkan rencana strategis sebelum dimulainya
negosiasi dan mengambil keputusan taktis yang baik selain negosiasi.
Strategi negosiasi dapat diartikan sebagai suatu komitmen untuk suatu
pendekatan menyeluruh yang memiliki peluang besar untuk mencapai tujuan
negosiator.
Ada 3 (tiga) strategi negosiasi yang dapat dikembangkan yaitu:
a. Win-win strategy (strategi menang-menang)
Yaitu pendekatan bernegosiasi yang ditujukan kepada kemenangan kedua
belah pihak, dengan prinsip “meminta tanpa menekan dan memberi tanpa
desakan”, cara perundingan ini adalah menyelesaikan masalah yang
didasari rasa saling menghormati, menghindari konfl ik.
b. Win-lose strategy (strategi menang kalah), yaitu suatu strategi
negosiasi untuk memperoleh kemenangan mutlak, strategi ini berdasarkan
kepada keinginan untuk mengalahkan dan merugikan orang lain.Strategi ini
sering menimbul kan permasalahan. Oleh karena itu setrategi ini
dianggap strategi licik.
4. Lose-lose Strategy (Strategi kalah-kalah)
Strategi ini sangat merugikan kedua belah pihak karena masing-masing
hanya melampiaskan emosinya yang tidak rasional. Strategi ini tidak akan
menyelesaikan masalah tetapi memperpanjang konfl ik, karena itu
strategi ini dianjurkan untuk tidak dipergunakan.